Venue finding (Locatiescouting)

Wist u dat u het zoeken naar de meeste geschikte locatie voor een vergadering of andere zakelijke bijeenkomst veel tijd (en geld) kan kosten, helemaal als het eigenlijk niet binnen uw eigen functieomschrijving/takenpakket valt? Het is leuk om het zelf te doen, maar ook erg arbeidsintensief! Daarom kan dit efficiënter door het uit te besteden aan een ervaren locatiescout zoals ik.

Omdat ik ben aangesloten bij HelmsBriscoe, de marktleider op het gebied van locaties scouten voor zakelijke evenementen met meer dan 1400 ervaren associates in 55 landen, kunt u ervan op aan dat ik voor u de best beschikbare mogelijkheden uitzoek tegen de laagste tarieven en de meeste gunstige voorwaarden. Ook zorg ik ervoor dat de uiteindelijke overeenkomst tussen u als opdrachtgever en de gekozen locatie zo goed mogelijk aansluit bij uw wensen. En dit alles is geheel kosteloos, omdat ik via HelmsBriscoe door de gekozen locatie wordt gecompenseerd middels een zgn. ‘placement fee’, zonder dat hierdoor voor u de prijzen van de locatie verhoogd worden. U bespaart dus niet alleen tijd door dit intensieve zoekproces uit te besteden aan mij, maar het bespaart u ook daadwerkelijk kosten! Meer informatie over HelmsBriscoe kunt u vinden op www.helmsbriscoe.com en mijn persoonlijke pagina www.helmsbriscoe.com/associates/eoosterom. 

Hoe gaat het zoekproces in zijn werk?

Nadat ik een uitgebreide briefing met u heb opgenomen, waarin we het programma en plaats van het evenement, de benodigde zaalcapaciteiten (en evt. aantal kamerovernachtingen, indien van toepassing), de catering- en techniekwensen en andere belangrijke zaken hebben doorgenomen, stel ik een complete RFP (Request for Proposal = offerteaanvraag) op, die ik via de database van HelmsBriscoe (HB Connect, powered by Cvent) uitzet bij een aantal locaties, waar het evenement kan gaan plaatsvinden. De locaties sturen vervolgens hun op maat samengestelde voorstel door, die ik vervolgens ga evalueren en waar nodig laat bijsturen, zodat het geheel voldoet aan uw wensen. Ook zal ik voor de locaties een optionele, vrijblijvende reservering maken, zodat beschikbaarheid tot de optievervaldatum gegarandeerd is en u op deze manier gelegenheid heeft binnen die optietermijn een beslissing te nemen. 

Zodra u een keuze uit een of meerdere locaties heeft gemaakt, kunnen we een inspectiebezoek inplannen, zodat u deze met eigen ogen kunt aanschouwen om te zien of het voldoet aan uw wensen. Het is gebruikelijk dat ik dit inspectiebezoek begeleid, zodat ik u ter plekke ook van gedegen advies kan voorzien en ervoor kan zorgen dat de locaties ook daadwerkelijk de juiste mogelijkheden laten zien. Aan een eerste inspectiebezoek zijn in principe geen kosten verbonden, buiten daadwerkelijk gemaakte reis- & verblijfskosten en maaltijden na, indien van toepassing. Veelal worden overnachtingen door de locaties namelijk gratis (of tegen een gereduceerd tarief) aangeboden. 

Is uiteindelijk de locatie van uw voorkeur gekozen, dan ga ik in onderhandeling met deze locatie om de meeste gunstige contractvoorwaarden veilig te stellen. Zo kunnen we gebruik maken van een uitgebreide database met speciale clausules, die alleen voor klanten van HelmsBriscoe toegankelijk zijn. Dit betreft bijvoorbeeld bepalingen over annuleringen, betalingen maar ook bijv. bijzondere omstandigheden (force majeure = overmacht) en aansprakelijkheid. Dit alles wordt dan in een overeenkomst vastgelegd. U als opdrachtgever en de locatie als wederpartij ondertekenen dan deze overeenkomst, waarmee de boeking definitief is vastgelegd. De betaling van de kosten van de locatie geschiedt dan ook direct door u aan de locatie, zonder tussenkomst van HelmsBriscoe of Oosterom Events. Ik zal er wel op toezien, dat alle details uit de overeenkomst door beide partijen worden nagekomen. 

Indien u mij daarnaast heeft ingehuurd voor de planningsfase van het evenement, neem ik het vanaf dat moment over vanuit Oosterom Events en is het HelmsBriscoe-gedeelte feitelijk afgesloten.